Quanto tempo è passato dalla scrittura amanuense, dal mondo delle pergamene e dei pennini con cui intingere nei calamai. La scrittura ha sempre il suo innegabile fascino, ma per l’attuale organizzazione del lavoro, fatta di tempi rapidi, gli strumenti digitali sono fondamentali. Un’azienda non può prescindere dagli strumenti e dalla tecnologia informatica e dall’utilizzo della rete, Il mantra di una qualsiasi organizzazione lavorativa è basata sulla rapidità della tempistica operativa. Fare bene, nel minor tempo possibile. La gestione di dati e dei documenti deve essere necessariamente digitalizzata. La legge ha imposto la completa digitalizzazione dei documenti per gli Enti pubblici, anche per motivi di efficacia e trasparenza.
Digitale ma con alcuni compromessi
Le norme e la cultura della digitalizzazione è stata recepita dagli enti un po meno dal privato, si è generata una situazione di compromesso, infatti continuano a circolare tantissimi documenti cartacei. La normativa sulla fattura digitale ha dato un nuovo impulso, ma continua a incontrare resistenze in alcune fasce della media e piccola impresa. Molte aziende o enti, piccoli e medi, non avendo quadri con formazione tecnologica, hanno delle resistenze nei confronti degli strumenti digitali, tanto da dover affidare a società terze la gestione dei servizi di archiviazione documentale.
Documenti digitali
I documenti gestionali come fatture, bolle, ordinativi, card di fedeltà, test a risposta multipla e anche schede elettorali, possono essere generati direttamente su un PC, oppure importanti dal cartaceo in digitale. Questa procedura di lettura ottica velocizza i tempi, grazie a una serie di software disponibili, in tal senso è molto interessante un articolo pubblicato sul sito www.datasis.it, il quale illustra come sia oggi agevole potersi districare con la gestione documentale, in questa fase ibrida, dove il cartaceo ha ancora una sua ragione d’esistenza.
Il procedimento della lettura digitale
Il riconoscimento digitale consente di “catturare” il grafema, il semplice tratto, i punti e le linee di un documento cartaceo, così da importarli su un normale computer. Gli input vengono elaborati e trasformati in un file, sul quale si può intervenire con azioni di modifica e di editing. In sostanza si può prendere un foglio, un manoscritto redatto con uno strumento digitale oppure a mano, il software è in grado di riconoscere quel tratto, trasformandolo in un carattere o in una parola. Questa operazione è consentita da una funzione detta OCR che riconosce il segno, lo elabora e lo trasforma in un file.
Tutti gli strumenti di lettura digitale
È possibile importare un documento di testo su un PC, trasformandolo in un file grazie al riconoscimento ottico e mediante l’utilizzo di uno scanner. Questo strumento consente a un Ente, come può essere un comune, di poter digitalizzare i documenti manoscritti, come verbali o multe dei vigili, evitando di dover conservare ingombranti fascicoli cartacei. Con uno strumento chiamato TabOCR, si possono importare anche documenti non strutturati come: ordinativi e bolle di accompagnamento.
Anche il protocollo ha fatto un passo da gigante con la lettura ottica e con un software che si chiama PSReader, il quale consente d’importare i documenti cartacei e di protocollarli nel sistema digitale, assegnandogli un numero di protocollo automatico e inserendolo nell’archivio elettronico.
Con alcuni strumenti mobili, per esempio, si consente ad alcune categorie professionali che svolgono la loro attività fuori sede, come gli agenti di commercio, di poter immediatamente importare e digitalizzare ordinativi, contratti e ogni altro documento cartaceo, mediante un’applicazione sul dispositivo personale che utilizza la video camera, avendo così un numero maggiore di pixel e immagini dove scegliere quella più definita.
I vantaggi dell’archiviazione digitale
L’archiviazione digitale ottimizza i tempi di ricerca documentale e riduce anche gli spazi e la spesa. I grossi comuni, ma anche i piccoli, necessitano di archivi cartacei imponenti, spesso devono rivolgersi a società per l’archivio fisico. Questa procedura rallenta i tempi di archiviazione e di consultazione del documento, con disagi per l’utenza e per gli operatori. La digitalizzazione tramite lettura ottica, consente, immediatamente, di gestire e archiviare i dati provenienti da un dispositivo fisso o mobile con unico sistema di riconversione che equipari le diverse applicazioni e ottimizza i tempi.
La digitalizzazione dei dati è un’opportunità per gli Enti e per i privati. La sancisce la legge, nonostante le continue deroghe avvenute, ma è anche una necessità che dobbiamo mettere in campo per un uso compatibile delle risorse ambientali e a un utilizzo responsabile della carta.