La burocrazia italiana è notoriamente una delle più complesse e pesanti e il numero di pezze giustificative, documenti ed altro che cittadini ed imprese sono tenuti a conservare sine die e di cui dare conto è in molti casi proibitivo
Privati e aziende di qualsiasi dimensione, dalla piccola media fino alla società per azioni, sono obbligati a conservare tutto per periodi spesso molto lunghi, con le conosciute conseguenze di accumulo e attribuite spese di affitto e spreco di spazio, quanto meno nei casi aziendali.
La gestione documentale elettronica, può in molti casi essere una soluzione di estrema utilità, andando quando possibile in completa sostituzione dell’archivio cartaceo, oppure in altri casi andando in gestione dei singoli componenti di cui consente un’organizzazione diretta e informatizzata.
In quei pochi casi in cui la legge consenta l’effettiva e completa sostituzione dell’intero archivio, i vantaggi sono innegabili e notevolissimi, sia dal punto di vista dell’organizzazione che da quello economico.
Vi sono alcune tipologie aziendali che non hanno problemi, come quando si faccia riferimento alle testate giornalistiche che attuando una gestione documentale sostitutiva in toto vanno a ridurre in modo drastico sia lo spazio che le relative spese di affitto, gestione e manutenzione.
Ecco perchè i giornali sono stati i primi ad adottare soluzioni alternative per i loro archivi, come ad esempio i microfilm, quando la tecnologia digitale non era ancora così conveniente come oggi.
Tuttavia anche in quei casi in cui per problemi legali o fiscali, la gestione documentale può essere esclusivamente conservativa, ovvero senza l’effettiva eliminazione degli originali cartacei, la possibilità di accedere ad indici ed informazioni ad alta organizzazione e la ridotta necessità di accesso agli originali, costituiscono una differenza assolutamente non trascurabile, come ad esempio nel caso dia lcune amminsitrazioni pubbliche che, avendo digitalizzato completamente l’archivio dei documentio e degli atti anagrafici, può permettersi di rilasciare copie conformi attingendo direttamente all’archivio digitale e permettendo così un sostanziale risparmio di tempo da parte del pubblico.
Un buon software di gestione documentale è sicuramente quello prodotto da Datasis, visita il loro sito per maggiori informazioni.