A far data dal 1° gennaio del 2019, tutte le aziende e i professionisti muniti id Partita Iva si sono dovuti adeguare a quella che si definisce ‘fatturazione elettronica’. In sostanza chiunque emetta fattura deve farlo in formato elettronico. Più facile a dirsi che a farsi, con i tanti dubbi sulla correttezza dei documenti emessi e la difficoltà di comprensione di quel formato, l’.xml, che non tutti sanno gestire. Come risolvere? Facile, lo scopriamo in questa guida.
Fattura elettronica: cos’è e come si produce
La prima cosa da specificare è la fatturazione elettronica è un’introduzione che nasce originariamente per i rapporti commerciali con la P.A. Solo in un secondo momento è stata estesa a tutte le transazioni commerciali che richiedono l’emissione della fattura. L’obiettivo primario è quello di eliminare l’evasione fiscale e il sommerso, ma moltissimi commercianti e piccoli imprenditori, che magari emettevano ancora fatture a mano, si sono trovati in difficoltà davanti a questo nuovo sistema.
Un buon esempio dal quale reperire informazioni utili in tal senso lo si può trovare sul sito www.recordinformatica.it.
Poiché la fattura ad oggi non può più essere quella classica di una volta, la cartacea, è necessario intanto dotarsi di un software con il quale emettere la stessa nel formato riconosciuto, anche perché tutta la documentazione deve essere a norma di legge.
Inoltre, parlando proprio del formato, si deve utilizzare il linguaggio definito ‘.xml’.
Questo significa due cose:
- quando si invia una fattura elettronica si deve crearle in quel formato e poi trasmetterla;
- quando si riceve una fattura si deve aprirla tramite un apposito programma per visualizzarla.
Ecco perché è sempre utile affidarsi ad un’agenzia specializzata che possa fornire un sistema detto ‘in cloud’, cioè di conservazione e stoccaggio dei documenti ai sensi di legge. Si deve sempre ricordare infatti che le fatture devono non solo essere fatte a norma, ma devono anche essere conservate a disposizioni di eventuali verifiche.
Come gestire una fattura elettronica in formato .xml
Tutto ciò premesso, vediamo adesso come gestire le fatture in tale formato per essere al sicuro da errori e sanzioni.
Ribadiamo che affidarsi ad una società esperta, almeno durante i primi periodi di avvio dell’attività, può far risparmiare non solo tempo ma previene gli errori.
Per prima cosa è necessario disporre di un programma che possa rilevare in tempo reale eventuali errori e porvi rimedio.
Magari il mittente non ha ricevuto la fattura, o la stessa è corrotta. In secondo luogo il programma si occupa di archiviare e poter consultare tutto lo storico amministrativo.
Se poi la società di consulenza può anche programmare ex novo un software che permette di generare direttamente la fattura elettronica nel formato richiesto senza doverla convertire, tutto diventa più semplice e sicuro. Infine, il programma dovrebbe permettere anche di scaricare la fattura in altri formati ad uso interno, come il classico PDF, per una più facile ed immediata consultazione.
In arrivo il nuovo formato elettronico delle fatture
Il richiamo alla consulenza di un’agenzia specializzata nel settore è importante anche per poter far fronte alle modifiche introdotte dall’Agenzia delle Entrate e farsi trovare sempre preparati. Non è un caso infatti che proprio in questi mesi sia stato progettato e scadenzato un ulteriore nuovo formato delle fatture elettroniche, sempre con estensione .xml, ma di nuova generazione.
Si tratta della versione ‘1.6.1’, introdotta nello specifico per poter compilare la dichiarazione dell’IVA ad esempio in maniera ‘precompilata’ come oggi avviene per la dichiarazione dei redditi Irpef.
Tutte queste innovazioni da un lato sono state concepite ad uso e consumo dell’imprenditore, ma d’altro canto rischiano di sottrarre tempo alla sua mission principale, cioè l’espansione del brand. Ecco perché affidarsi ad un’agenzia specializzata mette al riparo da errori indesiderati.